Come pulire i tuoi contatti Pipedrive

Il tuo account Pipedrive è uno strumento di vendita, non una lista email, ma nel momento in cui attivi l'add-on Campaigns o lanci una sequenza, ogni casella morta al suo interno diventa un problema tuo. Le persone vengono aggiunte dai commerciali di fretta, importate dagli scanner delle fiere o copiate dai biglietti da visita, e nessuno di questi dati viene controllato. Col tempo accumuli domini con errori di battitura, persone che hanno lasciato l'azienda e caselle generiche che nessuno legge. Quando quegli indirizzi rimbalzano succedono due cose insieme: i tuoi commerciali sprecano tempo a ricontattare chi non risponderà mai e gli strumenti email integrati di Pipedrive inviano direttamente a caselle non valide, danneggiando la reputazione di invio del tuo dominio. Questa guida ti mostra come pulire nel modo giusto le persone su Pipedrive, usando i veri strumenti di esportazione e archiviazione di Pipedrive, con una verifica tra i due passaggi.

Perché anche un CRM di vendita ha bisogno di igiene della lista#

Pipedrive è prima di tutto un CRM di vendita. Archivia persone, organizzazioni e deal, e le sue funzioni email (Smart Email BCC, email di gruppo, sequenze e l'add-on a pagamento Campaigns) inviano tramite la casella collegata o un dominio di invio verificato. Non c'è un motore di deliverability tra te e il server di posta del destinatario, come invece accade con un ESP dedicato. Significa che un bounce su Pipedrive è un bounce che ricade direttamente sul tuo dominio.

I dati di vendita invecchiano in fretta. Le persone cambiano lavoro, le aziende vengono acquisite e i formati delle email cambiano dopo un rebranding. Un contatto acquisito 18 mesi fa a una conferenza può puntare a una casella che non esiste più. Invia una sequenza a qualche centinaio di contatti così e ottieni un picco di bounce che i provider di posta leggono come un segnale di spam: è lo stesso meccanismo che spieghiamo in perché il tasso di bounce è importante. Se usi Campaigns per newsletter o annunci di prodotto, la posta in gioco sale ancora, perché invii a una fetta più ampia del database in una sola volta.

C'è anche una questione di pura efficienza. I commerciali che passano un'ora al giorno a scrivere e telefonare a contatti con la casella morta stanno togliendo tempo alla pipeline. Pulire la lista migliora la produttività quanto la deliverability.

Esporta in CSV le persone di Pipedrive#

Pipedrive ti permette di esportare le schede delle persone dalla vista Contacts. Vai su Contacts → People, applica un filtro per lavorare sul segmento a cui intendi davvero scrivere (ad esempio le persone aggiunte negli ultimi due anni, o tutte quelle in una specifica fase della pipeline), poi usa il comando di esportazione per scaricare la lista come foglio di calcolo. Dalla vista elenco Pipedrive consente l'esportazione in CSV ed Excel, e puoi scegliere quali colonne includere.

Come minimo, tieni le colonne Person ID ed Email. Il Person ID è il riferimento che userai in seguito per riportare i risultati o per trovare ogni scheda da archiviare: senza, abbinare a mano migliaia di righe è un incubo. Poiché una persona su Pipedrive può avere più indirizzi email (lavoro, casa, altro), controlla se l'esportazione li separa in colonne distinte e pianifica la verifica di ciascuno di quelli a cui intendi inviare.

Il comportamento di Pipedrive descritto sopra è stato verificato l'ultima volta sulla documentazione di Pipedrive ad agosto 2026.

Verifica la lista prima di inviare#

Una volta ottenuto il CSV, passa la colonna delle email alla verifica. Qualisend restituisce uno di quattro esiti per ogni indirizzo (recapitabile, a rischio, non recapitabile o sconosciuto) e ogni esito include un codice motivo e indicatori aggiuntivi per casi come catch-all, usa e getta, indirizzo generico e casella piena. Ottieni anche il provider MX, le prove del controllo SMTP e un punteggio di affidabilità da 0 a 100, così non devi tirare a indovinare perché un indirizzo è stato segnalato. I job in blocco gestiscono fino a 1.000.000 di indirizzi alla volta e i duplicati si pagano una sola volta, cosa che conta quando la stessa persona compare sotto due deal.

Ecco cosa fare con ogni esito in un database di vendita:

• Recapitabile: tienilo e invia. La casella ha accettato il controllo.
• Non recapitabile: archivia o elimina. Sono i bounce che vuoi evitare.
• A rischio: rallenta. Questa categoria comprende i domini catch-all e le caselle piene. Con i catch-all il server accetta tutto, quindi una risposta definitiva non è possibile; la guida ai catch-all spiega come trattarli. Tienili per le comunicazioni uno a uno dei commerciali, ma escludili dai grandi invii con Campaigns.
• Sconosciuto: il server di destinazione non ha dato una risposta chiara. Ripeti la verifica più tardi o escludi questi indirizzi dagli invii in blocco.

Gli indicatori di indirizzo generico e usa e getta meritano un'attenzione particolare in un CRM. Un commerciale che salva info@ o sales@ come email di una persona sta salvando una casella condivisa, non un decisore: leggi indirizzi generici, usa e getta e gratuiti per capire perché convertono poco e possono trascinare giù la deliverability. Se preferisci verificare in modo programmatico invece di fare avanti e indietro con un foglio di calcolo, l'API di verifica espone gli stessi esiti con chiavi con ambiti limitati, limiti di frequenza e webhook, e i percorsi no-code tramite Zapier, Make e n8n ti permettono di collegarla ai tuoi processi esistenti.

La strada più veloce: collega direttamente Pipedrive#

Il ciclo con il CSV funziona con qualsiasi piano, ma non sei obbligato a farlo a mano. L'integrazione Pipedrive nativa di Qualisend è attiva. Collegala una volta e puoi pulire le persone direttamente in Pipedrive: Qualisend verifica i campi email e salva i risultati su ogni scheda, così i tuoi commerciali vedono lo stato all'interno di Pipedrive, senza che nessuno debba esportare o reimportare nulla. Esegue anche controlli in tempo reale sui nuovi contatti man mano che vengono creati, ed è questo che mantiene davvero pulita la lista, invece di lasciarla deteriorare di nuovo tra una pulizia trimestrale e l'altra.

Quest'ultimo punto conta più di qualsiasi pulizia una tantum. Il momento migliore per intercettare un indirizzo sbagliato è prima che entri nel CRM: un dominio con un errore di battitura segnalato all'ingresso non diventa mai un bounce tre mesi dopo. Per i team che vogliono la verifica al punto di acquisizione (moduli web, passaggi di lead), gli stessi controlli alla base dell'integrazione sono disponibili tramite l'API di verifica, e la strategia più ampia è in verifica email per SaaS.

Archivia o elimina i contatti morti#

Dopo la verifica avrai una serie di Person ID segnati come non recapitabili. Pipedrive ti offre due modi per toglierli dagli invii attivi.

L'archiviazione nasconde una persona dalle viste e dai report predefiniti, mantenendo intatti la scheda e il suo storico: è utile quando un contatto ha generato un bounce ma è legato a un deal chiuso e vinto che non vuoi perdere. Le persone archiviate escono dalle tue liste di lavoro, così i commerciali smettono di perderci tempo, ma puoi ripristinarle se la persona ricompare in una nuova azienda.

L'eliminazione rimuove la scheda. Pipedrive sposta gli elementi eliminati in un cestino, da cui si possono recuperare per un periodo limitato prima della rimozione definitiva, quindi un'eliminazione per errore non è subito fatale. Considerala però l'opzione per la vera spazzatura (iscrizioni false, errori di battitura evidenti senza un indirizzo recuperabile), non per una persona reale la cui email è semplicemente diventata obsoleta.

Qualunque cosa tu scelga, l'obiettivo è lo stesso: gli indirizzi a cui puntano Campaigns e le sequenze devono essere quelli che la verifica ha indicato come recapitabili. Fallo sul segmento a cui stai per inviare, non su tutto il database in una volta, così puoi rivedere la lista da archiviare prima che sparisca dalle tue viste.

Mantieni in salute anche il dominio#

Pulire la lista è metà del lavoro. L'altra metà è assicurarti che il dominio da cui invii sia autenticato correttamente, così la buona posta che invii arriva davvero a destinazione. Se invii tramite Pipedrive, controlla che i record SPF, DKIM e DMARC siano configurati per il tuo dominio di invio: segui la guida all'autenticazione per Pipedrive. Autenticazione e lista pulita si rafforzano a vicenda: i provider di posta tengono conto di entrambe quando decidono se recapitarti nella posta in arrivo, come spiegato nei requisiti per i mittenti di Google e Yahoo e nella più ampia guida alla deliverability delle email. Una lista Pipedrive pulita e invii autenticati sono ciò che protegge nel tempo la tua reputazione del mittente.